Warum landen Ihre E-Mails im Spam-Ordner?

Sie haben ein Angebot geschickt und nichts gehört, dann fand der Empfänger Ihre Nachricht im Spam. Das ist ärgerlich und kann Aufträge kosten. Mail-Anbieter berücksichtigen viele Signale gleichzeitig, wenn sie eine Nachricht als Spam einstufen. Mit der folgenden Liste finden Sie die Ursache in den meisten Fällen.

1. Die Identität Ihrer Domain nachweisen

SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge belegen, dass eine Nachricht wirklich im Namen Ihrer Domain gesendet wurde. Fehlen sie oder sind sie falsch, können große Anbieter Ihre Nachricht in den Spam legen oder gar nicht annehmen. Google und Yahoo verlangen diese Authentifizierung seit 2024 von Massenversendern und erwarten auch von kleineren Absendern mindestens SPF oder DKIM.

Die Einrichtung beschreibt unser Ratgeber zu SPF, DKIM und DMARC. Auch die Seite Email Deliverability in cPanel zeigt den Status Ihrer Einträge.

2. Absenderadresse auf der eigenen Domain

Trägt das Kontaktformular Ihrer Website die Gmail-Adresse des Besuchers als „Von“ ein, sieht die Nachricht so aus, als käme sie im Namen von Gmail von einem anderen Server, und die Authentifizierung schlägt fehl. Tragen Sie bei „Von“ eine Adresse Ihrer Domain ein und die Adresse des Besuchers bei „Antwort an (Reply-To)“.

3. Sicherstellen, dass Ihr Konto nicht kompromittiert ist

Ein schwach geschütztes E-Mail-Konto oder ein veraltetes Plugin kann ohne Ihr Wissen zum Spamversand missbraucht werden. Dann sinkt der Versandruf des Servers und auch Ihre normalen Nachrichten leiden. Zeigt das Werkzeug Track Delivery in cPanel viele Nachrichten an unbekannte Empfänger, ändern Sie sofort das Passwort dieses Kontos.

4. Auf Inhalt und Form achten

• Nachrichten, die nur aus einem großen Bild bestehen, wirken verdächtig. Mischen Sie Text und Bilder ausgewogen.
• Gekürzte Links werden oft missbraucht und können Ihre Bewertung senken.
• Großbuchstaben, viele Ausrufezeichen und Wörter wie „kostenlos“ oder „dringend“ im Betreff können Probleme machen.
• Halten Sie Anhänge klein; vermeiden Sie ausführbare Dateien und verschlüsselte Archive.

5. Ihre Empfängerliste sauber halten

Massen-E-Mails an gekaufte Listen oder an Personen ohne Einwilligung führen zu Spam-Beschwerden und können den Server auf Sperrlisten bringen. Das verbietet auch unsere Richtlinie zur akzeptablen Nutzung. Wenn Sie Newsletter oder Kampagnen versenden, erklärt Massen-E-Mail und Versandlimits, warum Sie einen eigenen Dienst nutzen sollten.

6. Testen

Senden Sie nach Änderungen eine Nachricht an Ihre eigene Gmail- oder Outlook-Adresse. Öffnen Sie sie in Gmail und wählen Sie „Original anzeigen“: SPF, DKIM und DMARC sollten „PASS“ zeigen. Schlägt einer fehl, sehen Sie dort auch, welcher Eintrag korrigiert werden muss.

Landen Ihre Nachrichten trotz aller Prüfungen bei einem bestimmten Anbieter im Spam, eröffnen Sie ein Support-Ticket mit der erhaltenen Rückmeldung, und wir prüfen gemeinsam den serverseitigen Ruf.